Elektroniczna dokumentacja pracownicza – zmiany w prawie | BIURO RACHUNKOWE ANEKS
Jesteśmy kilkuosobowym biurem rachunkowym, wykorzystującym swe wieloletnie doświadczenie i umiejętności w profesjonalnej obsłudze księgowej firm. Ukierunkowaliśmy się na ciągły rozwój i zdobywanie wiedzy, która pomaga nam w kompetentnym obsługiwaniu naszych firm oraz ich rozwoju.
18005
post-template-default,single,single-post,postid-18005,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-theme-ver-10.1.1,wpb-js-composer js-comp-ver-5.0.1,vc_responsive

Elektroniczna dokumentacja pracownicza – zmiany w prawie

Elektroniczna dokumentacja pracownicza – zmiany w prawie

Co zmieni się 1 stycznia 2019

1 stycznia 2019 roku w życie wejdzie bardzo ważna dla przedsiębiorców zmiana. Dotyczyć będzie ona zmian w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany mają na celu zmniejszyć biurokratyczne obciążenia właścicieli firm. O jakie zmiany dokładnie chodzi? O tym przeczytacie w artykule.

Krótszy czas przechowywania dokumentacji

Jedną z najważniejszych zmian będzie skrócenie okresu przechowywania dokumentacji. Zamiast obowiązujących do tej pory 50 lat przedsiębiorcy zobowiązani będą do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat. Dokładnie chodzi o dokumentację pracowniczą i płacową dla wszystkich zatrudnionych w firmie pracowników.

Zmiana ta jest możliwa dzięki systematycznemu i regularnemu przekazywaniu do ZUS-u miesięcznych raportów, w których zawarte będą wszystkie dane, dotyczące zarówno pracowników jak i zleceniobiorców, na podstawie których możliwe będzie ustalenie wielkości świadczenia emerytalnego lub rentowego. Wszystkie te informacje przechowywane będą na koncie osoby ubezpieczonej, co pozwoli dodatkowo uniknąć błędów i zamieszania przy uzyskiwaniu od dawnych pracodawców niezbędnej dokumentacji.

Z kolei pracodawca może skrócić czas przechowywania dokumentacji do 10 lat, dla osób, które zatrudnione były po 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019. To zdecydowanie wpłynie na zmniejszenie kosztów po stronie przedsiębiorców.

Dokumentacja w wersji elektronicznej lub papierowej

Kolejna istotna zmiana to możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej – co zdejmuje z pracodawcy obowiązek przechowywania jej w formie papierowej. Nie jest to jednak obowiązek, tylko możliwość. Natomiast wszelkie tego rodzaju dokumenty będą musiały być zatwierdzone w formie elektronicznego podpisu. Jeśli pracodawca preferuje papierową formę dokumentacji może pozostać przy takiej formie. Jednak proponowane zmiany mają na celu jak największe usprawnienie w przepływie
i dostępie do dokumentacji zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Ponadto dokumentacja w formie elektronicznej nie będzie ulegała zużyciu i wpłynie na zmniejszenie kosztów ze strony pracodawcy.

Dokumentacja przechowywana w formie elektronicznej będzie wymagała również odpowiednich zabezpieczeń, tak by nie dochodziło do jej zagubienia czy utraty.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i masz wątpliwości co dokładnie zmieni się po 1 stycznia 2019 roku skontaktuj się z nami. Nasze biuro nie tylko pomoc w interpretacji nowych przepisów, ale również kompleksowe wsparcie i pełna księgowość Lublin.

Biuro Rachunkowe Aneks – pełna księgowość lublin